Um jederzeit skalierbar und erweiterbar aufgestellt zu sein und vor allem Funktionen individuell anpassen zu können, benötigt die Steuerberatungsgesellschaft die richtige Software an ihrer Seite. 

Man kann nicht nicht-kommunizieren – aber das „Wie“ kann man mitgestalten: Swyx stellt dazu eine speziell auf mittelständische Unternehmen zugeschnittene Kommunikationssoftware bereit. Swyx bündelt die komplette Kommunikation eines Unternehmens auf nur einer Benutzeroberfläche. Die typische Telefonanlage wird somit überflüssig, denn alle benötigten Kommunikationsfunktionen werden über das vorhandene IP-Netzwerk ausgeführt, das neben bekannten Telefondiensten alle Vorteile einer integrierten, vereinheitlichten Kommunikation (Unified Communications) bietet.

Die Installation der Swyx-Lösung für alle User realisierte das Team-IT-Systemhaus in enger Zusammenarbeit mit Jan-Erik Haffner und dem gesamten Team. Der Übergang von der alten zur neuen Lösung erfolgte fließend. Selbstverständlich wurden alle Mitarbeiter vor Implementierung der neuen Telefonielösung ausreichend geschult. Die Umstellung auf die neue IP-Kommunikationslösung erfolgte innerhalb von drei Wochen. Hierbei wurden zwei Wochen für die detaillierte Projektvorbereitung genutzt und eine Woche für die Strukturierung & Umsetzung der Swyx-Umgebung. Die Vorbereitungen im deutschen Rechenzentrum und die Vorbereitungen auf der lokalen Infrastruktur sorgten für einen reibungslosen Übergang.

Auch der Kauf weiterer Kanzleien durch die Haffner & Partner Steuerberatungsgesellschaft stellte kein Problem für das Team-IT-Systemhaus dar: Durch die flexiblen Erweiterungsmöglichkeiten von SwyxWare konnte die neue Kommunikationslösung problemlos in den Alltag der neuen Kanzleien und deren Mitarbeitern integriert werden. Um die Kommunikation zwischen Mandanten und Mitarbeitern noch besser zu organisieren, legt die Haffner & Partner besonders viel Wert auf die optimale Nutzung der Swyx-Lösung – für maximale Flexibilität und den besten Service. Die vollständige Nutzung der Telefonie mit Headsets, sowie IP-Tischtelefonen bietet den Mitarbeitern maximale Flexibilität und ergonomische Arbeitsplätze. Die SwyxIT-Software steuert die gesamte Telefonie des Unternehmens. Hierzu gehören auch effektive Vertretungs- und Umleitungsregeln zur Weiterleitung von Mandanten – gerade zu Stoßzeiten, sodass stets die beste Erreichbarkeit garantiert wird. 

Die ortsunabhängige und standortübergreifende Erreichbarkeit über die Büro-Rufnummer durch das One-Number-Konzept ermöglicht es den Mitarbeitern, auch im Homeoffice stets erreichbar zu sein. Durch den synchronisierten Präsenzstatus werden außerdem lange Wartezeiten für Mandanten und Mitarbeiter vermieden. Darüber hinaus verhilft die Direktanbindung an die DATEV zur Übergabe von Gesprächszeiten und Darstellung der Mandantendaten und Akten beim Anruf. Die Telefonanlage wird im sicheren, deutschen Rechenzentrum der Team-IT gehostet und direkt mit der lokalen Serverstruktur des Kunden verbunden. Weitere Argumente, die für Swyx sprechen, sind das transparente Lizenzmodell und die hohe Ausfallsicherheit. Somit zahlt die Steuerberatungsgesellschaft nur das, was auch wirklich benötigt wird.