Flexibilität als Erfolgsfaktor der neuen Arbeitswelt

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Flexibilität als Erfolgsfaktor der neuen Arbeitswelt

Anwenderbericht

Steuerberatung ist für die Haffner & partners Steuerberatungsgesellschaft mbH mehr als nur Verwaltung:

Die Zeiten, in denen die Steuerberater nur „Verwalter in Steuerangelegenheiten“ waren, sind lange vorbei. Eine moderne Steuerberatungsgesellschaft ist heute insbesondere Dienstleister und Beratungsunternehmen. Diesem Anspruch fühlt sich die Kanzlei besonders verpflichtet. 

So aktiv und individuell die Beratung und so unterschiedlich die Interessenslagen auch sind – in einem Punkt sind alle Anforderungen gleich: Ihr Erfolg und ihr Anspruch an höchste Qualität. 

Gerade durch die Corona-Pandemie standen sie vor der Herausforderung, flexibler und vor allem ortsunabhängiger zu agieren. Denn die Haffner & partners widmet sich individuell und vorbehaltlos den Anforderungen ihrer Mandanten. Ohne „Wenn” und „Aber” suchen sie ständig nach innovativen Ideen und einvernehmlichen Ansätzen, stellen sich aber auch kniffligen Konfliktlösungen.

ALLES AUF EINEN BLICK

  •  Vollständige Integration in vorhandene Software-Lösungen (DATEV / Outlook)
  •  Standortübergreifende Vermittlung von Gesprächen durch synchronisierte Erreichbarkeit (auch
    im Homeoffice)
  •  Verbesserung der Mandantenzufriedenheit und Mandantenbindung dank persönlicher Ansprache
  •  Hohe Ausfallsicherheit und einfache Administration
  •  Hohe Flexibilität dank vielfältiger Erweiterungs- und Anpassungsmöglichkeiten

Wir alle kennen die Herausforderungen, die bei der täglichen Kommunikation und Zusammenarbeit entstehen, genauso wie die Anforderungen, die sich daraus an eine moderne Telefonielösung ergeben.

Die in die Jahre gekommene Telefonanlage war für die Haffner & partners zu unflexibel, zu umständlich in der Nutzung sowie zu aufwendig in Administration und Wartung. Darüber hinaus bot sie keinerlei Möglichkeit einer DATEV-Integration.

Gesucht wurde eine Lösung, um die Digitalisierung im Unternehmen weiter voranzutreiben und die vorhandene Infrastruktur einmal komplett umzustellen, um den Mandanten einen noch besseren Service zu bieten. Hierbei war es ihnen besonders wichtig, eine maximale Erreichbarkeit sowie kurze Reaktionszeiten sicherzustellen und schnelle Problemlösungen zu garantieren.

Die veraltete, stationäre Telefonanlage mit Tischtelefonen bot keinerlei Flexibilität für das wachsende Unternehmen. Mit der alten Lösung gab es keine Anbindung an die DATEV, sodass Telefonie & DATEV Daten immer voneinander getrennt waren. Dazu kam, dass ein Technologiewechsel von ISDN zu VoIP ins Haus stand.

ZUKUNFTSSICHERE LÖSUNG UND KOMPETENTE BETREUUNG

Um jederzeit skalierbar und erweiterbar aufgestellt zu sein und vor allem Funktionen individuell anpassen zu können, benötigt die Steuerberatungsgesellschaft die richtige Software an ihrer Seite. 

Man kann nicht nicht kommunizieren – aber das „Wie“ kann man mitgestalten: Swyx stellt dazu eine speziell auf mittelständische Unternehmen zugeschnittene Kommunikationssoftware bereit. Swyx bündelt die komplette Kommunikation eines Unternehmens auf nur einer Benutzeroberfläche. Die typische Telefonanlage wird somit überflüssig, denn alle benötigten Kommunikationsfunktionen werden über das vorhandene IP-Netzwerk ausgeführt, das neben bekannten Telefondiensten alle Vorteile einer integrierten, vereinheitlichten Kommunikation (Unified Communications) bietet. 

Die Installation der Swyx-Lösung für alle User realisierte das Team-IT-Systemhaus in enger Zusammenarbeit mit Jan-Erik Haffner und dem gesamten Team. Der Übergang von der alten zur neuen Lösung erfolgte fließend. Selbstverständlich wurden alle Mitarbeiter vor Implementierung der neuen Telefonielösung ausreichend geschult. Die Umstellung auf die neue IP-Kommunikationslösung erfolgte innerhalb von drei Wochen. Hierbei wurden zwei Wochen für die detaillierte Projektvorbereitung genutzt und eine Woche für die Strukturierung & Umsetzung der Swyx-Umgebung. Die Vorbereitungen im deutschen Rechenzentrum und die Vorbereitungen auf der lokalen Infrastruktur sorgten für einen reibungslosen Übergang.

Auch der Kauf weiterer Kanzleien durch die Haffner & partners Steuerberatungsgesellschaft stellte kein Problem für das Team-IT-Systemhaus dar: Durch die flexiblen Erweiterungsmöglichkeiten von SwyxWare konnte die neue Kommunikationslösung problemlos in den Alltag der neuen Kanzleien und deren Mitarbeitern integriert werden. Um die Kommunikation zwischen Mandanten und Mitarbeitern noch besser zu organisieren, legt die Haffner & partners besonders viel Wert auf die optimale Nutzung der Swyx-Lösung – für maximale Flexibilität und den besten Service. Die vollständige Nutzung der Telefonie mit Headsets, sowie IP-Tischtelefonen bietet den Mitarbeitern maximale Flexibilität und ergonomische Arbeitsplätze. Die SwyxIT-Software steuert die gesamte Telefonie des Unternehmens. Hierzu gehören auch effektive Vertretungs- und Umleitungsregeln zur Weiterleitung von Mandanten – gerade zu Stoßzeiten, sodass stets die beste Erreichbarkeit garantiert wird. 

Die ortsunabhängige und standortübergreifende Erreichbarkeit über die Büro-Rufnummer durch das One-Number-Konzept ermöglicht es den Mitarbeitern, auch im Homeoffice stets erreichbar zu sein. Durch den synchronisierten Präsenzstatus werden außerdem lange Wartezeiten für Mandanten und Mitarbeiter vermieden. Darüber hinaus verhilft die Direktanbindung an die DATEV zur Übergabe von Gesprächszeiten und Darstellung der Mandantendaten und Akten beim Anruf. Die Telefonanlage wird im sicheren, deutschen Rechenzentrum der Team-IT gehostet und direkt mit der lokalen Serverstruktur des Kunden verbunden. Weitere Argumente, die für Swyx sprechen, sind das transparente Lizenzmodell und die hohe Ausfallsicherheit. Somit zahlt die Steuerberatungsgesellschaft nur das, was auch wirklich benötigt wird. 

MAXIMALER INNOVATIONSGEWINN

Durch den Softwareansatz und die leichte Erweiterbarkeit von SwyxWare ist die Haffner & partners auch für alle zukünftigen Anforderungen an die Kommunikation gerüstet. So können beispielsweise Modernisierung und Vereinheitlichung der Verträge bei Telekommunikationsprovidern einfach verglichen und umgesetzt werden. Hierdurch entsteht maximale Planungssicherheit und Flexibilität zur Preisoptimierung in der Wahl des Internetproviders. Darüber hinaus profitiert die Kanzlei von einem integrierten Update-Service, sowie Wartung & Pflege durch den Swyx-Partner Team-IT. 

Swyx bietet in Kombination mit der Team-IT eine praktische Komplettlösung, mit der die Kommunikation und die Zusammenarbeit in vielen Bereichen des Unternehmens verbessert wird. 

Neben der richtigen Software ist auch der Umsetzungspartner enorm wichtig für einen langfristigen Erfolg. 

TEAM-IT: INNOVATIVER PARTNER FÜR INDIVIDUELLE IT-LÖSUNGEN

Das Team-IT Systemhaus steht für innovative und individuelle IT-Lösungen – maßgeschneidert für Unternehmen auf dem Weg der digitalen Transformation. 

Zu viele Unternehmen verschwenden aufgrund der Vielfalt an Lösungen riesige Potenziale innerhalb ihrer IT. Die Team-IT unterstützt beim intelligenten Einsatz innovativer Lösungen, die zum Unternehmenserfolg beitragen. Das bedeutet nicht nur eine Beschleunigung und Verschlankung sämtlicher Geschäftsprozesse, sondern auch den Einsatz effektiver und nachhaltiger Tools bei gleichzeitig maximaler Sicherheit. 

Weitere Informationen über Team-IT: team-it-systemhaus.de 

Über die Haffner & partners Steuerberatungsgesellschaft mbH 

Weitere Informationen über die Haffner & partners: https://haffner-partner.de

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