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Nachhaltigkeit fördern mit Swyx

 Anwenderbericht

Nachhaltigkeit gezielt fördern mit Swyx

Swyx unterstützt gemeinsam mit der Team-IT die KKA bei der Herausforderung, eine langfristige und zukunftsorientierte Unternehmensstruktur zu etablieren. Traditionelle Prozesse sollen vom frischen Wind der SwyxWare profitieren. 

INNOVATIONSGEWINN FÜR KLASSISCHES UNTERNEHMEN DURCH SWYX

 

Das Team der Kreis-Kleve-Abfallwirtschaftsgesellschaft mbH (KKA) ist im Kreisgebiet Kleve für die Verwertung und Entsorgung primär der Abfälle aus den kommunalen Sammlungen verantwortlich. Weiterhin fällt die Abfallberatung für private als auch gewerbliche Kunden  in das Aufgabenfeld sowie auch die Stilllegung/Nachsorge ehemaliger kreiseigener Deponien.

ALLES AUF EINEN BLICK

  • Umstieg von klassischer Telefonanlage auf softwarebasierte Kommunikationslösung
  • Garantiert schnellere Reaktion und Erreichbarkeit für Kunden und Partner
  • Skalierbares System ermöglicht eine einfache Integration weiterer Standorte
  • Pay-per-Use-Bereitstellung ermöglicht eine Skalierung für neue Standorte
  • Mitarbeiter können sich sicher und flexibel an jedem beliebigen Arbeitsplatz anmelden

Die KKA steht seit vielen Jahren für ein sehr gut organisiertes und ordnungsgemäßes Entsorgungsunternehmen. Ihre Maschinen und Anlagen sind selbstverständlich auf dem neuesten Stand, um allen geltenden Richtlinien Rechnung zu tragen. Moderne Digitalisierungsprozesse und die damit verbundenen Herausforderungen betreffen nicht mehr nur IT-Unternehmen, sondern auch vermeintlich klassische Unternehmen wie z. B. Abfallwirtschaftsgesellschaften. Eine einheitliche und flexible Strategie und die Entwicklung der Digitalisierung aller Geschäftsprozesse sind besonders für klassische Unternehmen wichtig. Gerade ihre digitale Infrastruktur wird durch die Erhöhung der IT-Systeme deutlich entlastet.

 

Lückenlos und zukunftssicher vernetzt

 

Das Ziel war es, mit der Umstellung und der Umsetzung von Mai bis Juni 2019 einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess der Telefonanlage und der Vernetzung zu schaffen.

Es galt, die veraltete Telefonie-Infrastruktur durch eine moderne, zeitgemäße und im Ergebnis auch serviceorientierte Technik zu ersetzen. Mit ihr sollten auch die autarken Standorte ohne Verbindung zu einander der Vergangenheit angehören, denn die dezentrale Kontaktpflege und die intransparente Erreichbarkeit über Niederlassungen und Büros hinweg entspricht nicht mehr heutigen Anforderungen.war. Eine neue Lösung musste mithilfe der VoIP-Technologie und Swyx her, um die Telefonie für drei Standorte und die rund 20 Mitarbeitenden an 3 Standorten neu aufzustellen.

Zukunftsorientierte Entscheidungen

Das Ergebnis dieser Projektentwicklung sollte sein, dass alle Mitarbeitenden an Außenstandorten und in der Verwaltung mit IP-Tischtelefonen und USB-Headsets arbeiten. Die Mitarbeitenden konnten hier ganz nach ihrem Wunsch wählen. Mithilfe des SwyxIT-Software-Client kann die Erreichbarkeit aller Kollegen praktisch angezeigt werden. So können alle Mitarbeiter genau sehen, wer gerade zur Verfügung steht. Durch die Rufnummernerkennung können sie außerdem direkt erkennen, wer anruft, sofern die Daten bekannt sind.

Durch die Einführung von Swyx und dessen Automatisierungsprozesse erreichte die KKA ein neues Maß an Flexibilität und Funktionalität. Durch die zentrale und einheitliche Telefonie-Lösung konnte eine perfekte Vernetzung aller Unternehmensstandorte und Mitarbeitenden realisiert werden. Die vorhandenen Ressourcen der KKA können damit langfristig effizienter eingesetzt werden. Auch die Mitarbeitenden im Homeoffice sind zentral über ihre Büro-Rufnummer zu erreichen.

Zentrale Kommunikation: Telefonie für alle

Die Konzeption und die Umsetzung wurden von der Team-IT geleistet. Auch der spätere Support der Lösung wird weiterhin mit viel Engagement betreut. Die ganzheitliche Erschließung des Unternehmens verlief fließend und ordentlich Standort für Standort. Von der Bestellung bis hin zur anschließenden Planung und der Ausführung des Projektabschlusses betrug die gesamte Laufzeit des Projektes ca. sechs Wochen. In den darauffolgenden Wochen erfolgten weitere kleinere Einweisungen der Benutzer in die neuen Funktionalitäten und Anpassungen im Rahmen der Konfiguration. Hier wurden zum einen die Themen der Rufgruppen genauer erklärt und zum anderen auch Vertretungsregeln besprochen und präzise definiert.

Zu den Gründen, aus denen sich die KKA für die Lösung von Swyx mit der Team-IT als Umsetzungspartner entschieden hat, gehört neben technologischen Softwareaspekten vor allem die verlässliche Servicekomponente.

Das Team-IT Systemhaus steht der KKA als kompetenter Partner immer zur Seite. Gerade bei Fragen der IT und bei der Entwicklung neuer und zielführender Strategien, die die Unternehmen für den digitalen Wandel vorbereiten, ist das Team-IT Systemhaus ein erfahrener Partner mit über 20 Jahren Erfahrung.

Des Weiteren wurden noch ergänzende Möglichkeiten besprochen, um auch an den Deponien die Option der Telefonie außerhalb der Büro-Räumlichkeiten zu schaffen. 

Alles auf einen Blick

Die KKA profitiert nach der Umsetzung von einer standortübergreifenden Vermittlung von Gesprächen. So können Mitarbeitende aufgrund des synchronisierten Status immer unmittelbar erkennen, ob ein Kollege erreichbar ist. Des Weiteren bietet die Nutzung der SwyxIT maximale Flexibilität durch den einfachen Gebrauch von Headsets, was zugleich auch einen ergonomischen Arbeitsplatz schafft.

Dadurch, dass das One-Number Concept genutzt wird, ergibt sich eine bestmögliche Anwendung der Telefonie auch für Nutzer im Homeoffice. Alle Standorte greifen nun zentral auf die Swyx-Lösung zu und sind somit optimal miteinander vernetzt.

Die Team-IT kümmert sich als langjähriger Partner durch den integrierten Updateservice stets um die aktuellen Software-Versionen sowie um die ordentliche Wartung und Pflege. 

Neue Lösungen liefern große Ersparnisse

Die neue Lösung trug zur Reduzierung des Wartungsaufwandes für die Kommunikation/Telefonie bei und konnte zugleich moderne, effiziente Features realisieren.

Durch Konfigurationsanpassungen und Updates der Lösung kann die KKA immer auf die neueste Version der Lösung zugreifen.

Die Telefonie wird optimal mit der Kontaktdatenbank integriert. Auch die zentrale Pflege von Kontaktinformationen ist standortübergreifend gewährleistet. So sind alle Daten aktuell und – wenn gewünscht – von jedem Mitarbeitenden einsehbar.

Aufgrund der planbaren und nutzungsabhängigen Investitionsstruktur in der Telefonie können ganz einfach flexible Anpassungsmöglichkeiten bei Veränderungen von Benutzern oder Funktionen umgesetzt werden.

Aufgrund der spürbaren Steigerung und der Bündelung der Kommunikationswege auf eine zentrale Ebene konnten die verantwortlichen Mitarbeitenden eine maßgebliche Zeitersparnis feststellen. Durch das neue Rufzustellungskonzept können sie sich noch besser auf ihre Kunden und deren Anliegen fokussieren.

Weitere Informationen über Team-IT: team-it-systemhaus.de

Über KKA

Eine wesentliche Aufgabe der KKA besteht darin, den in den kreisangehörigen Gemeinden im Rahmen der kommunalen Sammlung erfassten Abfall zu übernehmen und einer ordnungsgemäßen Verwertung und Beseitigung zuzuführen. Darüber hinaus werden an 2 Standorten auch Entsorgungszentren betrieben, an denen Direktanlieferungen von Abfällen/Wertstoffen möglich sind. Zudem ist die Abfallberatung eine Kernaufgabe. Bürger*innen und Gewerbebetrieben steht hier die KKA bei Fragen zur Abfallwirtschaft im Kreis Kleve gerne zur Verfügung.  Nicht zuletzt fällt auch die mitunter jahrzehntelange Stilllegung/Nachsorge ehemaliger kreiseigener Deponien in den Verantwortungsbereich der KKA.

Weitere Informationen über KKA: kkagmbh.de

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