So profitiert die Fitness-Branche von Swyx

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So profitiert die Fitness-Branche von Swyx

Anwenderbericht

So profitiert die Fitness-Branche von Swyx

Swyx unterstützt gemeinsam mit Team-IT die Premium-Fitness-Kette Viva Fitness bei der Herausforderung, neue Standorte im Zuge der Expansion deutschlandweit schnell und mit geringem Aufwand zu integrieren. 

 

Komplexität trifft Wachstum

Bei VIVA Fitness handelt es sich um ein stark wachsendes und zielorientiertes Unternehmen mit Visionen. Um ihre Zukunftsvision zu realisieren, benötigen sie zuverlässige und kompetente Partner wie Swyx und die Team-IT Group an ihrer Seite. Denn die Herausforderung eines so stark wachsenden Unternehmens bedeutet gleichzeitig auch Veränderung und die Anpassung bestimmter Prozesse. VIVA Fitness zählt zu den deutschen Top-Clubs im Premium-Fitnessbereich und ist mit über 50 Studios bundesweit vertreten. Jedes Jahr eröffnen im Durchschnitt über 10 weitere.

Der Schlüssel für diesen Erfolg liegt in ihren begeisterten Mitgliedern. Ihre Zufriedenheit gilt maßstäblich als wettbewerbsentscheidender Vorteil in der enorm umkämpften Fitness-Branche.

ALLES AUF EINEN BLICK

  • Umstieg von klassischer Telefonanlage auf softwarebasierte Kommunikationslösung
  • Garantiert schnellere Reaktion und Erreichbarkeit für Kunden und Partner
  • Skalierbares System ermöglicht eine einfache Integration weiterer Standorte
  • Pay-per-Use-Bereitstellung ermöglicht eine einfache Skalierung für neue Standorte
  • Mitarbeiter können sich sicher und flexibel an jedem beliebigen Arbeitsplatz anmelden

Ein Blick hinter die Kulissen der Premium-Fitnessstudiokette bestätigt den dringenden Bedarf einer einheitlichen und modernen Telefonie-Lösung. Denn irgendwann stimmte das Verhältnis der rapiden Expansion in Bezug auf Studios und den damit verbundenen weiteren Standorten nicht mehr. Das unplanbare Wachstum der Kapazitäten sorgte in der Verwaltung für einen schleppenden Service und einen regelrechten Stau an Anfragen.

Durch den Umzug der Verwaltung in neue Räumlichkeiten bot sich die perfekte Gelegenheit, um eine zuverlässige Lösung zu integrieren. Denn die einwandfreie Erreichbarkeit der Mitarbeiter gegenüber den Kunden und Partnern sollte auch nach dem Umzug vollständig gewährleistet sein. Die veraltete Telefonanlage wurde bereits heruntergefahren und abgebaut und sollte nicht wieder eingebaut werden. VIVA Fitness stand somit vor der Herausforderung, eine moderne und einheitliche Telefonanlage für alle Standorte zu implementieren, um die Steuerung und die zentrale Bündelung aller Anfragen ihrer Mitglieder zu garantieren und abzubilden.

 

Moderne Lösungen mit Gewicht

Im Juli 2019 – vor dem Umzug der Verwaltung – wurden die Planung und die Umsetzung auf die Umstellung auf SwyxIT gestartet. Bereits einen Monat später, im August 2019, erfolgte die Testphase der neuen Infrastruktur mit ca. zehn Benutzern. So konnte ein einwandfreier und sicherer Service gewährleistet werden.

Zuvor hatten die einzelnen Standorte absolut keine Möglichkeit, von ihren Kunden, Mitgliedern und Partnern gezielt erreicht zu werden. Diese konnten sie nur über die öffentliche Rufnummer der Verwaltung kontaktieren und dies führte natürlich zu massiven Einschränkungen bei der Telefonie. Es folgte eine erheblich verzögerte Erreichbarkeit und somit auch eine wachsende Unzufriedenheit der Mitglieder. Zusätzlich musste die Verwaltung auf eine veraltete Telefonanlage mit DECT-Mobilteilen zurückgreifen. Mittlerweile profitieren ca. 25 glückliche Benutzer erfolgreich von der neuen softwarebasierten Kommunikationslösung. Es ermöglicht der Verwaltung eine garantiert schnellere Reaktionszeit und eine noch bessere Erreichbarkeit.

Erfolgreiche Umsetzung durch flexible Lösungsprozesse

Als eine der führenden Premium-Fitnessstudioketten bieten sie ihren Mitgliedern eine Menge guter Argumente, warum sie auf VIVA Fitness bauen können. Hierzu gehören besonders ihr einwandfreier Premiumservice und ihre schnellen und einfachen Kommunikationswege. Durch die Vernetzung ausgewählter Studios mit der Verwaltung können die zahlreichen Mitgliederanfragen exakt und zentral gebündelt werden. Die Kunden rufen über die lokale Rufnummer des Studios an und werden interessenbasiert weitergeleitet.

Die Mitarbeiter innerhalb der Verwaltung profitieren des Weiteren von zuverlässigen, kabellosen Headsets und einem Flex-Arbeitsplatzkonzept. Sie arbeiten bei einer humanen betrieblichen Lautstärke und können die Anfragen der Kunden noch besser bearbeiten. Die Nutzung der neuen Kommunikationslösung bietet auch den Mitarbeitern im Homeoffice maximale Flexibilität und Sicherheit.

Durch die einfache Bereitstellung des Pay-per-Use-Prinzips entstehen automatisch eine übersichtliche Skalierung und somit auch eine Kostenreduktion. Die schnelle Bereitstellung für neue Mitarbeiter ermöglicht es VIVA Fitness jederzeit auf ihr stark wachsendes Geschäftsmodell zu reagieren.

Endlich ist Schluss mit veralteten Systemen und schlechter Erreichbarkeit. Swyx ermöglicht einen noch besseren Kundenservice durch ein zentrales Telefoncenter für alle Standorte.

Moderne Lösung inklusive starker Betreuung

Die Konzeption, Umsetzung und der spätere Support der Lösung sind von dem Umsetzungspartner des Team-IT Systemhauses geleistet worden. Die ganzheitliche Erschließung des Unternehmens verlief vollkommen fließend während der laufenden Geschäftsprozesse und wurde innerhalb von zwei Wochen vollständig abgeschlossen.

Von der Bestellung über die anschließende Planung und die Ausführung bis hin zum einheitlichen Projektabschluss betrug die gesamte Laufzeit des Projekts gerade einmal vier Wochen. Das Team-IT Systemhaus kümmert sich als starker Umsetzungspartner darum, dass stets die aktuellste Softwareversion mit dem integrierten Update-Service vorhanden ist. Des Weiteren erfolgten in den anschließenden Wochen weitere kleinere Einweisungen der Benutzer in neue Funktionalitäten und Anpassungen im Rahmen der Konfiguration. Dazu gehören z. B. festgelegte Rufgruppen, bestimmte Vertretungsregeln und das Skin-Design.

“Die Zusammenarbeit mit dem Team-IT Systemhaus ist von Anfang an sehr positiv und schnell verlaufen. Durch die jahrzehntelange Erfahrung konnten sie uns stets kompetent unterstützen und sind auf die Ansprüche unseres schnell wachsenden Business eingegangen.“

 

Exklusive Customer Experience

Als gründergeführtes Unternehmen mit einem eingespielten Team aus qualifizierten und langjährigen Mitarbeitern setzt VIVA Fitness auf Innovation. Durch die Nutzung von SwyxIT ermöglichen sie ihren Mitarbeitern in der Verwaltung durch Headsets eine maximale Flexibilität und einen ergonomischen Arbeitsplatz. Durch die optimale Nutzung der Telefonie mit One-Number-Concept können die Mitarbeiter jederzeit bequem und gleichzeitig kompetent auch im Homeoffice für ihre Mitglieder da sein.

Als zusätzlicher Innovationsgewinn zählt außerdem die vereinfachte Zentralisierung des Rufnummernkonzepts. Dies ermöglicht ausgewählten Studios eine zentrale Rufnummer, wodurch Mitglieder bequem die Verwaltung erreichen können.

Die Administration und gründliche Wartung übernimmt der kompetente Swyx-Partner Team-IT. Durch den integrierten Updateservice sowie die Pflege der aktuellen Software-Version ist VIVA Fitness immer auf dem neuesten Stand und unterstützt damit seinen Premiumservice. Die SwyxIT-Software ermöglicht einen noch besseren Überblick für alle Mitarbeiter und somit direkte Sichtbarkeit zur Verfügbarkeit der Kollegen – und das standortübergreifend.

 

Die perfekte Verbindung aller Standorte

VIVA Fitness bewegt sich als Unternehmen in einem Markt mit einer extremen Zukunftsperspektive. Eine perfekte Verbindung aller Standorte sollte somit zu den Basics der Infrastruktur gehören, um eine einfache Skalierung zu gewährleisten. So ermöglicht Swyx mit der Unterstützung der Team-IT ein unbegrenztes Wachstum dank skalierbarer und cloudbasierter Telefonie. Zusätzlich befindet sich das Hosting in Deutschland und sorgt mit allen aktuellen Sicherheitsmerkmalen für den passenden und sicheren Datenschutz.

Durch die Sicherstellung der maximalen Erreichbarkeit für Mitglieder in den Studios und bei Fragen zur Mitgliedschaft konnte ein hoher Grad an Begeisterung und Zufriedenheit festgestellt werden.

Aufgrund der spürbaren Steigerung und der Bündelung der Kommunikationswege auf eine zentrale Ebene konnten die verantwortlichen Mitarbeiter eine enorme Zeitersparnis ausmachen. Da immer mehr interne Rufweiterleitungen weggefallen sind, konnten sie sich noch besser auf die Kunden und deren Anliegen fokussieren.

Weitere Informationen über Team-IT: team-it-systemhaus.de

Über VIVA Fitness

VIVA Fitness zählt zu den deutschen Top-Clubs im Premium-Fitnessbereich und ist bereits an zahlreichen Standorten präsent. Sie bieten ihren Kunden auf mindestens 1.000 qm alle Trainingsbereiche, die sie für ihr perfektes Training brauchen. Von urbanem Lifestyle beeinflusst, ist jedes ihrer Studios ein Unikat mit echtem Wohlfühlcharakter. Doch nicht nur ihre Studios laden zum Wohlfühlen ein, auch ihr Service ist einzigartig. Besonderen Wert legen sie auf die Erreichbarkeit für ihre Mitglieder.

Weitere Informationen über VIVA Fitness: www.vivafitness.de

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