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Anwenderbericht
IHK SETZT AUF UNIFIED COMMUNICATIONS VONSWYX
Fortschrittlich war man bei der Industrie-und Handelskammer in Reutlingen schon immer:
Als Voice overIP noch für manch anderen nach außerirdischer Lebensform klang, setzte die Interessenvertretung der Wirtschaft bereits auf die moderne Form der Kommunikation. Rund 120 Mitarbeiter hatten dort seit rund sieben Jahren mit IP-Telefonen der Firma Cisco telefoniert. Doch während die Sprachqualität nie Anlass zur Klage gab, wünschte sich die IHK in Sachen Komfort erheblich mehr Funktionalität.
Auch Standardanforderungen waren mit dem System trotz moderner Basistechnik „Voice over IP” nicht umzusetzen. So fehlte beispielsweise eine Chefsekretär-Funktion, und neue Funktionen dieser Art, ganz einfach per Update hinzuzufügen, unterstützte die bestehende Lösung nicht.
Damit stellte sich für die Entscheider der IHK natürlich automatisch die Frage: Ist ein komplett neues System nicht die bessere Alternative? Deshalb wurde kurz darauf eine Ausschreibung mit Vorgaben wie hohe Ausfallsicherheit, eine Voicebox für jeden Mitarbeiter und die Anbindung von zwei externen Standorten gestartet
ALLES AUF EINEN BLICK
- Swyx erfüllt alle Anforderungen, u.a. hohe Ausfallsicherheit und Anbindungsmöglichkeiten von zwei externen Standorten
- Lösung zeichnet sich durch einfache Einbindung in bestehenden Systeme, einfach zu programmierende Anrufweiterleitungen, komfortable Voicemailboxen u.v.m. aus
- Präsenzstatus zeigt, ob ein Kollege gerade erreichbar ist
- Empfangen von Voicemails im Outlook-Posteingang
- dank Anbindung an CRM-System zeigt Swyx direkt wichtige Informationen und Dokumente an
- vielfältige Änderungs-und Erweiterungsmöglichkeiten
ANGEBOT VON SWYX ÜBERZEUGT
Die Industrie-und Handelskammer in Reutlingen entschied sich für den Dortmunder Anbieter Swyx und dessen Produkt SwyxWare. Diese erfüllt alle geforderten Anforderungen problemlos und zeichnet sich durch eine komplette Einbindung in die bestehenden Systeme, einfach zu programmierende Anrufweiterleitungen, komfortable Voicemailboxen und viele weitere Features aus.
Von den Vorteilen zeigten sich auch die Entscheider der IHK überzeugt. Gerade der Nutzen für die Anrufenden hatte es ihnen angetan: „Wir legen Wert auf einen guten Service für unsere Mitglieder. Deshalb soll bei uns auch kein Gespräch ,blind’ weitergegeben werden”, erläutert Bernhard Zintgraf, Leiter IT-Dienste bei der IHK die Entscheidung für SwyxWare.
„WIR LEGEN WERT AUF EINEN GUTEN SERVICE FÜR UNSEREMITGLIEDER.“
So nutzen die Mitarbeiter dieStatussignalisierungder Software, um zu erkennen, ob der Kollege gerade telefoniert oder als „beschäftigt” angezeigt wird. Falls doch einmal ein Anrufer nicht an einen Mitarbeiter vermittelt werden kann, landenVoicemails als WAV-Dateiim Posteingang und lassen sich von dort bequem abhören oder an Kollegen weiterleiten. Auch dasCRM-Systemfür die IHK-Organisation ist mit SwyxWare verbunden. Mitarbeiter sehen so schon vor dem Abheben, ob der Gesprächspartner bereits kurz zuvor mit einem Kollegen telefoniert hat. Das Weiterleiten ist dann ein Kinderspiel und benötigte Dokumente stehen sofort zur Verfügung.
ÄNDERUNG NUR MIT EINPAAR MAUSKLICKS
Auch die Änderung einer Rufnummer ist bei der Swyx Lösung mit ein paar Mausklicks erledigt. Neue Mitarbeiter sind sofort erreichbar und Namensänderungen lassen sich einfach und bequem im System vornehmen. Wer kurzfristig den Arbeitsplatz wechselt, bleibt bei der IHK erreichbar: Die Anmeldung mit dem eigenen Windows-Account reicht aus, um die gewohnte Telefonieumgebung zur Verfügung zu stellen. Gänzlich neu wurde auch die Bedienoberfläche für die Mitarbeiter des Callcenters konzipiert. Der räumliche und organisatorische Aufbau der IHK wurde grafisch abgebildet, sodass die Auslastung einzelner Abteilungen auf einen Blick zu erkennen ist.



Über IHK Reutlingen
Die IHK Reutlingen vertritt das Gesamtinteresse ihrer mehr als 48.000 Mitgliedsunternehmen in der Region Neckar–Alb. Dazu gehören die Landkreise Reutlingen, Tübingen und der Zollernalbkreis. Als Dienstleister der regionalen Wirtschaft die IHK für Infos, Kontakte und Lösungen zuständig. Sie berät Mitglieder bei Fragen des unternehmerischen Alltags, informiert über Förderprogramme, schafft Geschäftskontakte, klärt Rechtsfragen und hilft beim Einstieg ins internationale Geschäft.
Weitere Informationen über IHK Reutlingen: www.reutlingen.ihk.de
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